julio 7

Haciendo contactos: 9 principios básicos para escribir un buen email

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En Biología todo es un constante aprendizaje. Y tarde o temprano vamos a tener que pedir ayudar o colaboración a alguien. Hoy en día, gracias a la tecnología, hay muchísimas formas de abordar a alguien: en persona, teléfono, whatsapp, email, carta convencional, las redes sociales… Sin embargo, no todas son iguales ni tienen las mismas connotaciones, por lo que el hecho de usar una u otra podría aumentar o disminuir nuestras posibilidades de tener éxito.

Decidirse por unas o por otras es, al fin y al cabo, una cuestión de gustos y de experiencias con ellas. Por si fuera poco, no siempre vas a poder usar la misma vía de contacto para todo el mundo, ya que a veces no estará disponible o no la conocerás. Pero cada una tiene sus peculiaridades y es bueno que las conozcas para saber cuándo y como emplearlas. Personalmente, creo que el medio más potente para establecer contacto con una persona, aparte del cara a cara, es el correo electrónico. Y por eso hoy te voy a contar cuál es, para mí, la mejor forma de emplearlo de cara a aumentar tu red contactos o a solicitar ayuda a alguien.

¿Por qué el correo electrónico?

Normalmente, cuando pensamos en hablar con alguien lo primero que nos viene a la mente es una llamada de teléfono. Desafortunadamente, no siempre es sencillo conseguir el número de teléfono de una persona. Además, este medio de comunicación es totalmente síncrono, con las ventajas y desventajas que ello conlleva. Una llamada en un mal momento puedo hacerte perder una oportunidad de empezar la conversación con buen pie o bien puede hacerla mucho más breve de lo que te gustaría. Además, una llamada es más intrusiva, pues obliga a que el receptor tenga que interrumpir lo que esté haciendo para atenderla, pudiendo llegar incluso a molestarle si la recibe en un momento inapropiado o le rompe la concentración.

Una carta tradicional quizás sea la forma más formal de abordar a alguien. Sin embargo, se trata de vía de comunicación excesivamente lenta y poco práctica. Además, desde la aparición del correo electrónico, hay muy poca gente que use el envío de cartas por correo ordinario como medio de comunicación. El noble arte del intercambio epistolar está tristemente en desuso y relegado a lo anecdótico hoy en día 😉

El whatsapp, a no ser que sea el de un número profesional, es algo muy personal. Forma parte del espacio privado de cada uno. Por tanto, si no tienes permiso explícito de esa persona, yo no usaría este medio para iniciar una conversación por primera vez. Es cierto que puede contestar en el momento que le apetece, pero algunas personas lo pueden ver como una invasión de su intimidad. A la gente no le suele gustar hablar con desconocidos en el sistema de mensajería que usa con sus amigos y su familia.

Las redes sociales son mucho más amigables e invitan a la conversación por sí mismas. Lo que ocurre es que suelen estar saturadas de información y a menudo es fácil que tu intento de toma de contacto se pierda en un mar de notificaciones y mensajes, especialmente si la persona con la que quieres hablar es conocida. Generalmente, cuando tengo que emplear este medio para contactar con alguien suelo usar Linkedin, Facebook y/o Twitter, por ese orden.

Pero de todas las formas de comunicación posible mi favorita es el email. Por un lado, se trata de un medio de comunicación asíncrono: tú lo envías y la personal lo lee en el momento en que puede y quiere. Cuando abre la web o la aplicación del correo está predispuesto a esa comunicación y ahí tienes tu momento 😉 Además, este medio te permite preparar muy bien lo que vas a decir, cómo lo vas a decir y cuándo lo vas a decir, sin nervios, sin prisas, sin problemas. También te permite usar adjuntos en tu mensaje, enriqueciendo la conversación (tu currículo, un prezi presentando tu proyecto, un vídeo que explica el alma de tu idea…).

Finalmente, encontrar el email de una persona no suele ser muy complicado. A no ser que dicho individuo odie internet, es fácil que su dirección de e-mail aparezca en alguno de sus perfiles sociales, en su web personal o profesional,en alguna de sus publicaciones o en el directorio de personal de la empresa o institución para la que trabaje. Como ves, todo son ventajas en este medio. Su único inconveniente es que no tienes información sobre las reacciones de la otra persona: no puedes oír el tono de su voz, ni ver sus expresiones o gestos. Pero esto es común a otros muchos medios de comunicación.

Principios fundamentales para escribir un correo exitoso

Son muchas las cosas que hay que tener en cuenta antes de pulsar el botón «enviar». Recuerda que no sólo lo que escribes está diciendo mucho de ti, sino también el modo en el que estás diciendo las cosas. Además, debes tener en cuenta que lo que digas quedará registrado por escrito y no hay manera de desdecirse. Las palabras se las lleva el viento, pero los documentos escritos, aunque sea por medios digitales, permanecen mucho más tiempo. Así que cuidadito con lo que dices y cómo lo dices. Y vamos ahora con una breve lista de cosas a tener en cuenta para escribir el mail definitivo 😉

1. Cuida la ortografía

Esto es fundamental. Te lo repito: FUNDAMENTAL. Un email lleno de faltas de ortografía no sólo hace complicada (y dolorosa) la lectura, sino que puede hacer que te descarten sin tan siquiera terminar de leerlo.  Créeme, la imagen que das en un caso así es nefasta. Vale que todos nos equivocamos alguna vez, que la b y l v están demasiado juntas en un teclado QWERTY… Pero eso no justifica que haya faltas de ortografía graves en un correo electrónico. Revisa, revisa y vuelve a revisar cualquier email antes de mandarlo, especialmente aquellos importantes.

Incluso después de revisarlo, seguramente algo se nos escape, dado que nuestro cerebro tiende a no prestar demasiada atención cuando ya sabe lo que está leyendo. Este blog es una prueba de ello, y cada vez que releo un post encuentro alguna errata que se me había escapado. Pero te aseguro que siempre cazarás alguna. Y si la ortografía no es tu fuerte, trabájala. Y pide a alguien que te revise tu correo antes de enviarlo.

2. Cuida la puntuación

Aunque esto podría estar en el punto anterior lo destaco porque mucha, muchísima gente no lo tiene en cuenta. Una mala puntuación hace que un texto sea completamente ilegible. Haz buen uso (y no un abuso) de las comas y los puntos. Tan malo es el exceso como el defecto. Si una persona tiene que pasarse diez minutos descifrando lo que quieres decirle no acabará muy contento contigo. Además, todo ello da una imagen de dejadez, de pasotismo, como si realmente no te importase la persona a la que escribes.

3. Sé educado

La persona a la que estás escribiendo va a dedicar parte de su tiempo a leer lo que le has escrito. Qué menos que ser educado. Has de ser amable, pedir las cosas por favor y dar siempre las gracias. Siempre. Nunca exijas nada a la otra persona ni le metas prisas innecesarias. Si te urge su respuesta, házselo saber, dile lo agradecido o agradecida que estarías si pudiera contestarte rápido, ya que lo necesitas por cuestiones de tiempo. Las formas y el modo en que trates y te dirijas a esa persona es muy importante, de verdad. Un email cortés solicitando ayuda casi seguro que será atendido o, al menos, respondido.

El hecho de hablar de usted o de tutear depende mucho de cada persona. Si eres joven y la otra persona es mayor, es preferible hablar de usted y luego, si esa persona te lo sugiere, ya os podréis tutear. Si se trata de alguien que es muy cercano a la gente (bien porque sea una figura pública, o por como habla en blogs o redes sociales) entonces podrías tratarle de tú a tú. Pero como ya te dije, es una opción personal y dependerá mucho de ti y, sobre todo, de tu interlocutor.

4. Preséntate

Tras el correspondiente saludo, comienza tu correo presentándote. A la gente le gusta saber con quién habla, aunque no lo conozca. Dale cualquier información sobre ti que pueda ser relevante para el objetivo del correo, no sólo tu nombre. Si solicitas ayuda, cualquier dato que le des y que esa persona no tenga que pedírtelo o buscarlo después será bienvenido y ahorrará tiempo e emails innecesarios. Si tu correo es sobre un proyecto personal, entonces habla de ese proyecto y dale la página web. En definitiva, pon a tu interlocutor en situación y dale las herramientas necesarias para poder hacerse una idea de quién eres y qué necesitas o le propones. Cuanto más fácil y mascado se lo des, más dispuesto estará a ayudarte.

5. Preocúpate por tu interlocutor

Antes de escribirle, haz un búsqueda en internet sobre esa persona, averigua quién es, qué es lo que ha hecho, qué hace actualmente… No necesitas leerte una biografía de su vida, pero sí es bueno que demuestres interés. Haz mención en el correo de lo que te gusta de esa persona o de su trabajo. No tienes que hacerle la pelota ni adularle descaradamente, porque se nota. Pero no está de más ser agradable y endulzarle un poco el oído. Eso te ayudará a que esté en mejor disposición de ayudarte, ya que estás mostrando un interés real por esa persona y no es un mero intento de aprovecharte.

6. Brevedad y concisión

El tiempo de las personas es valioso. ¿A que a ti no te gusta que te hagan perder el tiempo? Pues a los demás tampoco. Trata de ir al grano, sin rodeos y sin florituras innecesarias. Cuanto más breve sea el correo, mejor. Puedes pasarte tantas horas como quieras preparando el correo, no hay ninguna prisa. Planifica todo lo que quieres decir para que no se te olvide nada y si puedes contarlo en 100 palabras, no uses 500. Ambos lo agradeceréis 😉 Eso sí, si por necesidad el correo debe ser largo, que así sea. Pero recorta todo lo que puedas en cosas superficiales y sumérgelo de lleno en el asunto que estáis tratando. Tú a lo mejor escribes un email así a la semana, pero quizás esa persona recibe diariamente varios emails como el tuyo.

7. Sé una persona agradecida

Siempre despídete agradeciéndole el tiempo que ha empleado (o empleará) en atenderte. Si te contesta, dale las gracias por su ayuda y/o su colaboración. E incluso si ese intercambio de email no llega a nada, agradécele el tiempo que ha invertido en contestarte aunque no hayas conseguido tu objetivo. Porque esa persona está gastando tiempo y esfuerzo en atenderte sin tener por qué hacerlo. Como reza el dicho popular: «Es de bien nacidos el ser agradecidos«.

8. Paciencia

Mucha paciencia. No siempre se puede responder a todo el mundo con rapidez. Cada persona tiene su propia vida, sus propios problemas y sus propias obligaciones. Y aunque para ti ese correo esté entre tus prioridades quizás para la otra persona no sea así en ese momento. Aguarda pacientemente una respuesta, sin insistir demasiado ni agobiar. Recuerda que la gente tiene otras cosas que hacer aparte de estar pegados al móvil o al ordenador. Muchos sólo miran su correo una vez cada varios días así que, quizás, ni siquiera haya leído el tuyo aún. Y no todo el mundo tiene puestas las notificaciones en el móvil o en el ordenador 😉

Si pasado un tiempo prudencial no has recibido contestación, o bien puedes volver a escribirle un educado recordatorio, por si acaso no hubiese recibido tu anterior mail, o bien puedes pasar página e intentar contactar a otra persona. En general, eso recordatorios no vienen mal. A menudo puede leer un email, pensar que luego, cuando tengas más tiempo, lo contestará y terminar olvidándose. A mí me ocurre de tanto en tanto, por más que intento anotarlo todo. Así que puede ir muy bien que se lo recuerdes pasado cierto tiempo. Pero no seas demasiado insistente. Paciencia 😉

9. La regla de los tres emails.

Mi colega el Bioblogo es muy de reglas y me recordó esta, que es muy importante y a menudo la olvidamos, incluido yo. Cuando escribes un e-mail (primero) y te contestan (segundo) siempre, y quiero decir SIEMPRE, hay que escribir un agradeciéndole la atención o al menos confirmando la recepción (el tercero). Como ves, muy relacionado con la educación y el agradecimiento. Pero sorprendentemente, una vez obtenemos nuestra respuesta, nos solemos olvidar de la otra persona, por agradecidos que le estemos. Así que ten muy en cuenta esta regla 😉

Si sigues estos sencillos consejos las posibilidades de que te contesten y de que consigas tu objetivo crecerán mucho. Cuanto más conozcas a esa persona, mejor podrás afinar a la hora de llegar a ella y conseguir establecer una comunicación fluida. Y como con esto doy por terminado el post, me gustaría que me comentases tu experiencia y tus dudas. ¿Has tenido que escribir alguna vez un email importante? ¿Has seguido alguno de estos consejos? ¿Añadirías alguno más? ¿Cómo sueles tú iniciar una conversación con una persona desconocida?

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biología, biólogo, contactos, correo electrónico, guía, internet, networking


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  1. Hola Bichólogo,

    Muy buen post, y aunque ya han pasado unos cuantos días desde que lo publicaste, lo he vuelto a releer ya que quiero intentar ampliar mi red de contactos y a ver si con un poco de suerte puedo embarcarme en algún proyecto.

    Pero me he dado cuenta de una duda que siempre me surge, y a la que haces referencia en el apartado de «Paciencia». Me considero muy paciente a la hora de esperar respuesta, y como bien dices, cada uno tiene sus proyectos de investigación y su vida (más aún en los meses de verano). Pero nunca he tenido claro el tiempo que debo dejar para reenviar el mensaje, en el caso de que no me contesten, que como bien sabréis muchos, es muy frustrante.

    Me da la sensación de que se me han escapado oportunidades a veces por tardar demasiado en mandarle un recordatorio (denotando quizás falta de interés), o por todo lo contrario (pareciendo pesado).

    ¿Cuál crees que sería un tiempo prudencial para volver a insistir? ¿15 – 20 días, un mes si es verano?

    Un saludo,
    Jesús.

    Reply

    1. ¡Hola Jesús!

      Uff, esa es la pregunta clave jeje Y no hay una respuesta efectiva. Te tocará tirar de intuición. Yo, normalmente, y si no me corre mucha prisa (como es el caso de las entrevistas), suelo esperar una semana y entonces mando un recordatorio.

      Si te urge mucho o no quieres esperar tanto, siempre puedes usar el truco de «He tenido un problema con la conexión (O el gestor de correo, el ordenador o algo parecido que se te ocurra :P) y no estoy seguro si se enviaron los últimos emails. Por ello me he decido a escribirle de nuevo. Si ya había recibido el anterior correo, disculpe el doble envío)».

      Sin embargo, tampoco abusaría mucho de ese recurso y tiraría más de paciencia. Al final, todo es cuestión de acierto/error. Tendrás que ir probando distintas fórmulas y tiempos y ver cuál es el que mejor te funciona.

      Y en verano, si no es urgente, deja pasar tiempo. A nadie le gusta tener que trabajar y durante sus sus vacaciones 😛

      ¡Un saludo y suerte con la ampliación de tu red de contactos! 😉

      Reply

  2. Hola siempre tengo una duda gigante en el momento de empezar un mail y es el saludo
    Hola/Hello? Me suena a mucha confianza poco respeto, no se.
    Estimado/Dear? A demasiado formal
    Cual recomiendan?

    Reply

    1. ¡Hola Rocío!

      No hay reglas generales. En caso de duda, yo creo que es mejor pasarse de formal a tomarse demasiadas confianzas. Si no conoces de nada a la otra persona, yo comenzaría con Estimado/Dear. Si has hablado con ellas o sabes que se trata de una persona cercana, podría empezar el email con un Hola/Hello.

      Por ejemplo, yo siempre tengo un trato muy cercano en el blog y, aunque no me conozcas, sabes que me gusta hablar de forma directa y normal, de tú a tú. Me podrías saludar perfectamente con un Hola 😉 Sin embargo, si vas a escribir a un reputado profesor de universidad al que no conoces, yo te aconsejaría usar algo más formal.

      En definitiva, depende de lo mucho o poco que sepas de esa persona. En caso de duda, siempre usa tratamientos formales. Ya habrá tiempo de que la otra persona te pida que la tutees 😉

      ¡Un saludo y gracias por comentar!

      Reply

  3. Buenas noches,

    Buenos consejos como siempre 🙂

    Creo que cumplo bastante bien las normas para escribir un buen mail, aunque a veces también se me olvida el 3r mail jeje

    También me gustaría añadir que a la hora de escribir sin faltas podemos usar diccionarios, que actualmente también se encuentran de forma online y no hace falta ni levantarse de la silla ni que busquemos en uno físico, yo aún los uso: rae.es para el castellano y diccionari.cat para el catalán.

    Sobre el uso de whatsapp yo también lo desaconsejo, de hecho acabé quitando mi móvil de linkedin porque una persona me contactó directamente por whatsapp en vez de mandarme un email o mensaje por las redes sociales.

    Un saludo,

    Èlia Vives.

    Reply

    1. ¡Hola Èlia!

      Estoy completamente de acuerdo contigo. Hoy en día no hay excusa para cometer faltas más allá de un despiste o un error tipográfico. En caso de duda hay montones de diccionarios online a tan solo un clic de distancia y hasta Google te puede sacar de un apuro. Sólo tienes que buscar las versiones de la palabra (con acento o sin acento, con b o con v…) y la que más resultados tenga es casi seguro la verdadera 😉

      La regla del tercer email es muy importante, pero a todos se nos escapa en un momento dado. Por eso hay que tenerla muy presente. Si no, damos la imagen de que la otra persona no nos importa en absoluto, una vez que conseguimos lo que queremos. Y esa persona, incluso aunque no nos haya solucionado nuestro problema o no hayamos conseguido nuestro objetivo, ha invertido su tiempo en contestarte y eso merece un reconocimiento 🙂

      Y lo del Whatsapp… Me parece una fea costumbre, habiendo otros medios menos «invasivos». Para eso existen otras vías de comunicación 😉

      ¡Muchas gracias por compartir tu experiencia!

      ¡Un saludo!

      Reply

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