Aquí vuelvo con otro nuevo post sobre las herramientas que empleo para sacar el máximo de mi día a día. Como ya comenté en el anterior artículo sobre productividad, sufrimos una saturación de información tan brutal que nos resulta materialmente imposible procesarla adecuadamente al momento. Y mucho menos retenerla en nuestras brillantes pero sobrestimuladas mentes 😉
ACTUALIZADO 21/12/2017
Actualmente Evernote ha cambiado las condiciones de su cuenta gratuita, lo que me ha llevado a explorar otras opciones y a descubrir una pequeña joya, Microsoft OneNote, de la que os hablaré en un próximo artículo. También sigo usando Google Keep, de la misma forma que detallo en el artículo. Además, casi todo lo que hablo de Evernote es transferible a OneNote (que es totalmente gratuito), por lo que el artículo te puede seguir siendo útil 😉
Se vuelve vital el poder sacar todos esos datos de nuestra memoria y almacenarlos de forma apropiada. Nada de acumular tickets, hojas sueltas, servilletas donde apuntaste tu última idea brillante o una pesada mochila llena de libretas de distintos tamaños para cada asignatura, curso o tema que te interese. Hoy vivimos en un mundo digital donde reina sin discusión alguna el smartphone. Aprovechémoslo 😉 Hay muchas opciones distintas, pero desde luego mi favorita es, sin lugar a dudas, Evernote.
La aplicación de toma de notas por excelencia
He probado muchas aplicaciones de notas pero Evernote es, de lejos, la mejor que ha pasado por mis manos. Y déjame decirte que como la pruebes no sólo te convencerá, sino que te enganchará. Porque la experiencia es tan buena, tan completa y la aplicación es tan útil que es difícil no caer rendido a sus evidentes encantos.
Evernote sigue un modelo freemium, con una versión gratuita cargada de características útiles y un límite mensual de 60mb, una versión Plus con 1GB al mes (19,99€/año) y otra Premium con cargas ilimitadas (39,99/año), para aquellos que lo utilicen de forma intensiva. Yo, de momento, uso la versión gratuita pero estoy pensando seriamente en pasarme a la plus o incluso a la premium. Son muchas las características extras que añaden las versiones de pago, pero es innegable que si sólo sincronizas notas (no imágenes grandes) la cuenta mensual puede resultarte más que suficiente.
¿Para qué sirve?
Como buena aplicación de notas sirve para eso, para tomar notas 😛 En la práctica no es más que una libreta digital hipervitaminada. Pero de qué manera 😉 Puedes crear diversas libretas, compuestas por todas las notas que quieras. Además, puedes apilar varias libretas en una superior (por ejemplo, dentro de la libreta universidad puedes meter una libreta para cada asignatura). Las notas se toman con texto enriquecido, lo que significa que tienes la posibilidad de incluir listas de items, listas numeradas o con viñetas, negritas, cursivas y links. También puedes adjuntarles archivos: imágenes, links, pdfs… E incluso puedes añadirles recordatorios para determinados días y horas.
Posee un sistema de búsqueda que te permite localizar las notas o libretas que te interesen, o texto dentro de ellas. Cuenta también con un sistema de etiquetas que, bien empleado, te ayudará enormemente a mejorar la organización. Aunque si te pones a crear etiquetas a lo loco es probable que sea peor el remedio que la enfermedad 😛
Puedes crear presentaciones con las notas que selecciones, a modo de improvisado (y muy básico) power point, o crear un índice de contenidos de las notas que te interesen. Cuenta con la posibilidad de compartir libretas y notas, de modo que facilita la colaboración con alguien de cara a tomar apuntes o preparar un artículo científico. Finalmente incluye un chat propio, para poder hablar y trabajar desde la misma aplicación.
Si todo esto aún no te ha convencido, te diré que todo el contenido se sincroniza automáticamente con todos tus dispositivos. Estos significa que si creas o modificas tus notas y libretas desde la aplicación web los cambios se reflejarán en cualquier otro aparato donde lo tengas sincronizado. ¡Y puedes sincronizarlo a través de muchos cacharros y plataformas!
De todas ellas, yo suelo usar la aplicación de escritorio (la más completa) y la versión móvil, las cuales combino y sincronizo sin problemas. Evernote proporciona incluso una extensión para navegadores que te permite capturar información de la web, ya sea una captura de pantalla, un marcador, una versión de sólo texto… Una extensión de lo más útil para los que andamos siempre enredando por internet.
Evernote se integra con numerosas aplicaciones y permite unir el mundo de las notas digitales con las analógicas, gracias a su colaboración con Moleskine (ideal para los nostálgicos :P). Cuenta además con un market propio para productos derivados. Vamos, que tienen muy bien montado el negocio.
Hay quienes usan Evernote para aplicar el GTD. A mí nunca me ha convencido. Creo que como libreta de anotaciones es inmejorable, pero para el GTD quizás esté algo limitado, pudiendo volverse todo caótico. Pero esa es sólo mi opinión, que como ya dije, no soy un experto en el tema. Yo empleo Hightrack para organizar mi día a día, mientras que Evernote se ha convertido en mi almacén de información. Como punto a favor las notas de Evernote se pueden insertar en las tareas de Hightrack, con lo cual ambos programas se combinan fácilmente y crean un excelente combo productivo.
Ya he comentado alguna vez que soy tremendamente desorganizado. Así que Evernote me permite crear libretas para cada área de mi interés. Uso la bandeja de entrada de Evernote para tomar notas rápidas y almacenarlas allí hasta que tenga tiempo de organizarlas. Luego tengo una libreta Archivo donde guardo todo aquello que me puede resultar útil en el futuro. Pero no como una cajón de sastre, donde todo vale y cabe. No. Sólo cosas que realmente sé que me serán de utilidad más adelante. Si guardas sin control a la hora de la verdad no vas a encontrar nada y tendrás un síndrome de Diógenes digital 😛
También tengo una libreta de las ideas donde guardo cosas que se me van ocurriendo, por si el algún momento me da por planearlas en serio y llevarlas a cabo. Si queréis saber de donde viene esta libreta de las ideas os recomiendo echar un ojo al interesante libro de Pau Garcia-Milà Tienes una idea (pero aún no lo sabes)
Y después tengo un montón de libretas distintas para cada área de interés, proyecto o curso al que asisto (siempre tomo notas en Evernote desde la tablet o el portátil). También tengo una libreta dedicada a este blog, donde apunto desde ideas para posts hasta artículos interesantes, información complementaria y demás cosas relacionadas con esta página.
Otros programas
Hay muchos programas para tomar notas. Algunos muy completos, como OneNote o Papyrus. Y otros mucho más simples, pero no por ello menos interesantes. Entre estos últimos destacaría Google Keep.
Se trata de una aplicación muy visual y muy básica. Te permite tomar notas con rapidez, tanto de texto, como checklist, fotos o audio. A cada nota le puedes asignar un color y ordenarlas como quieras, simplemente arrastrándola de un lado a otro de la pantalla. Además también cuenta con un sistema de etiquetas y archivado de notas que facilita la organización.
Yo lo empleo para tomar notas rápidas y, sobre todo, por sus recordatorios, dado que se integra maravillosamente con Google Now y yo soy heavy user de casi todos los productos de Google. Estos recordatorios pueden ser en función del día y la hora o por localización (que se muestren al llegar a casa, a la universidad, al supermercado :P). Es muy eficiente en lo que hace, y muy bonito. Si sólo lo vas a usar eventualmente, ésta es tu aplicación. Si necesitas mayor potencia, a por Evernote 😉
Y hasta aquí este post sobre las notas aplicadas a la productividad. ¿Qué te ha parecido? ¿Cuál es tu sistema? ¿Conoces estos dos programas¿ ¿Cuál ha sido tu experiencia de uso con ellos? Tu opinión seguro que nos resultará interesante a mí y a todos los lectores 😉
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