Hoy voy a hablarte de una serie de herramientas que se han convertido en indispensables no ya en mi trabajo como biólogo sino en mi día a día. Si te interesa el tema de la productividad personal seguro que has oído hablar de ellas. Si no las conoces, estás tardando en probarlas. Este va a ser el primero de una serie de posts sobre el tema. Aunque vaya por delante que yo no soy ningún experto en productividad personal, solo una mente inquieta y curiosa 😛
Hoy en día recibimos una inmensa cantidad de información. Estamos tan bombardeados de anuncios, de blogs, de artículos, de televisión, de noticias que nos resulta difícil centrarnos en una cosa, nos cuesta recordar donde vimos o leímos algo que nos interesaba. Por eso hay que tratar de eliminar de nuestra volátil memoria todo aquello que queremos conservar y trasladarlo a un soporte más duradero.
Antiguamente este proceso se realizaba de forma analógica, escribiendo tus pensamientos, tus recordatorios o los recados pendientes en una pequeña libretita que tenías que llevar contigo siempre. Sin embargo, hoy en día tenemos los bolsillos repletos de cosas: móviles, llaves, dinero, la cartera, el ticket de la última compra que realizaste… ¡Como para andar metiendo más cosas! jeje Sin embargo, siempre siempre llevamos algo (salvo que seas uno de esos rara avis que permanecen desconectados hoy en día): el smartphone.
Estos cachivaches cada vez son más parecidos a un microportátil y cada vez se usan menos para lo que fueron diseñados: llamar por teléfono. Pero dadas sus capacidades, se han convertido en una poderosa herramienta para todo aquel que quiera y sepa aprovecharla 😉 Yo lo uso para prácticamente todo. Pero hay algunas áreas en las que le doy un uso especialmente intensivo.
Listas de tareas
Yo tengo una memoria terrible. Pero terrible de verdad. Cualquier cosa que te pueda contar es poco. Siempre me olvido de todo. Si dependiera de mí mismo, mi vida social y profesional se arruinarían: nunca llegaría a las deadlines, olvidaría todas las reuniones, las horas a las que quedo con mis amigos… todo 😛 Por eso un día decidí explorar el mundo del GTD (Get Things Done). Es una metodología ideada por David Allen en su libro «Organízate con eficacia» destinada a incrementar la productividad personal. La idea general, simplificando tanto que más de uno se llevaría las manos a la cabeza, consiste en ver tu vida como «proyectos», dividirlos en «tareas» sencillas y anotarlos en listas si se tarda más de dos minutos en hacerla. Si te lleva menos tiempo realizarla, la haces en el momento 😛 Aunque realmente el método como tal va mucho más allá, convirtiéndose casi en una filosofía de vida.
La idea es liberar tu mente y asegurarte de que haces todo lo que debes, sin que se te olviden cosas o se pierdan. Luego hay toda una cultura alrededor de ello, pero para lo que voy hablaros valga esta micro-introducción ¡¡Y que me perdonen los gurús del GTD!! 😛
Hay multitud de programas que te ayudarán a crear esta de clase de proyectos y listas: Any.do, Wunderlist (recientemente comprada por Microsoft), Trello, Asana o Todoist y Omnifocus (recomendadas por Jose en los comentarios) son grandes programas con una versión gratuita muy buena y potente.
ACTUALIZADO 20/12/2017
A día de hoy, Hightrack ha echado el cierre 🙁 La nueva herramienta que uso para anotar información en forma de listas y proyectos es Microsoft To DO. Muy pronto os hablaré de ella en un nuevo post. 😉 La información que viene debajo está desactualizada, aunque hay conceptos que te pueden seguir siendo útiles 😉
Pero mi favorito tiene pedigree español y se llama Hightrack.
Llevo siguiéndolo desde el comienzo y, aunque ahora el desarrollo de la app está algo parada, sigue siendo la mejor alternativa de las que he probado. Integra el calendario, las listas y los llamados «tracks» en una única aplicación para el móvil y en la página web. Todo limpio, claro y directo. Perfecto para alguien tan desorganizado como yo 😛
Entrando desde la web, en la parte izquierda hay una barra lateral donde aparecen una serie de iconos (cuyo orden se puede configurar) y que son las listas de tareas, el calendario y los tracks gratuitos.
1. Las listas de tareas
Éste es el meollo del asunto. Aquí puedes crear tus proyectos en forma de listas de tareas. Las listas se pueden apilar por temática o proyecto, al igual que las tareas, que se pueden incluir a modo de subtareas de una superior. Es el corazón de Hightrack, como es el corazón del GTD. Cada vez que tengas un proyecto (examen, asignatura, trabajo, tesis o tengas que escribir algún artículo científico) puedes ir subdividiéndolo en tareas menores y más fáciles de abarcar. Además, también se pueden crear tareas repetitivas o recurrentes.
Cuando creas una tarea le puedes poner un título, una breve descripción, etiquetas para clasificarlo mejor, fecha de inicio (si es una tarea que vas a programar para hacerla más adelante), asignarla a una lista y añadir una fecha límite, así como el tiempo que estimas emplear en ella y la energía necesaria. También se puede marcar como tarea destacada. Todos estos detalles son muy importantes de cara a configurar los tracks, según las ganas que tengas de trabajar o el tiempo disponible 😉
Yo ahora siempre que tengo algo que hacer, ya sea debido a un email, alguna idea que se me ha ocurrido para el blog, algún tema del que quiero escribir o mi propia rutina personal, lo pongo por escrito en Hightrack, perfectamente clasificado y ordenado en su lista correspondiente. No siempre cumplo las fechas límite, pero en cuanto miro la web o la aplicación de Hightrack siempre obtengo de un vistazo todo lo que tengo que hacer. Y esos avisos en rojo de tareas que no he hecho siempre me resultan perturbadoramente motivadores 😛
2. El calendario
Hightrack viene equipado de serie con un calendario en el que podemos añadir todos los eventos (¡que no las tareas!). En los eventos sí que se pueden poner recordatorios para recibir un aviso un determinado tiempo antes. Por la propia filosofía del GTD, las tareas no tienen recordatorio, ya que se supone que no deben ser hechas en una hora concreta.
Además de este calendario, con la versión gratuita puedes configurar otro adicional (como el Google Calendar o el de ICloud). La sincronización es en doble sentido: lo que actualices en Hightrack se verá reflejado en el otro calendario y viceversa. Todo de forma limpia y transparente 😉 ¡Genial!
3. Los tracks
Aquí reside el verdadero poder de Hightrack. Es lo que lo diferencia de muchos de sus competidores (al menos cuando yo los usaba :P). Los tracks son como asistentes personales que te van a informar de determinadas áreas. Por ejemplo, en la versión gratuita sólo tienes cuatro tracks:
- Hoy: como su nombre indica, te muestra las tareas que vencen en ese mismo día. Ideal para organizarte el día desde por la mañana temprano.
- Próximo: las tareas y eventos que tendrán lugar en los siguientes cinco días en un solo vistazo. Ideal para planificar la semana
- Concentración: te permite seleccionar todas las tareas que cumplan una determinada regla: las que pertenecen a una o varias listas o etiquetas, en función del tiempo o la energía disponibles o sólo las tareas destacadas.
- Informe: una parte muy importante del GTD es evaluar al final del día o de la semana las tareas realizadas de cara a organizar los siguientes. Con este track podemos examinar como hemos cumplido nuestros propósitos. Aparecen las tareas realizadas, las pospuestas, las no realizadas, las favoritas y las que quedan por hacer hoy y en los 4 días anteriores. Un perfecto resumen de cómo hemos ido haciendo las cosas y si hemos cumplido con el planning.
Además de la web, Hightrack tiene su propia aplicación en las principales plataformas de móviles (iOS y Android). Yo la tengo en mi MotoG y aunque la aplicación tiene un gran potencial la tienen un poco parada. Sin embargo es totalmente funcional. Pero según parece, para septiembre y octubre se reactivará el desarrollo de las apps para móviles.
ACTUALIZADO 09/12/15: al fin ha salido la versión 2.0 de la aplicación y se nota que le han dado mucho cariño en todo este tiempo. El rediseño es total y viene con un incremento brutal de la velocidad de carga y la sincronización con respecto a la versión anterior. Si no la habías probado ahora, éste es tu momento 😉
Por si fuera poco, Hightrack tiene también una sección de aprendizaje sobre productividad, donde te explican como ir aplicando el GTD a tu vida y el propio uso de Hightrack. Es muy interesante, pero tampoco os obsesionéis con eso. A veces me da la sensación de que se pierde más tiempo preparando las cosas para ahorrar tiempo que haciéndolas tradicionalmente 😛 Mi consejo es que cojas lo que te interesa y lo apliques en la medida que quieras a tu vida 😉
Con las características gratuitas seguramente sea mucho más que suficiente para ti. Pero si de verdad quieres aplicar el GTD a rajatabla o si eres un heavy user del programa, entonces te interesará la versión PREMIUM. Pagando unos 45 euros al año tendrás acceso a calendarios ilimitados, la capacidad de añadir notas a las tareas, y al track builder, entre otras cosas. Ésta última es una herramienta que te permite diseñar tus propios tracks, lo que abre todo un mundo de posibilidades a la hora de organizarte jeje Yo tengo la versión PREMIUM y os digo que no le saco todo el potencial que podría, ya que no aplico la metodología al 100%.
A mí me ha resultado muy útil esto del GTD y he encontrado en Hightrack la herramienta perfecta para mí. Pero, como ya te comenté antes, hay otras plataformas con similares características. Todo es cuestión de ir probando a ver cuál es la que mejor se adapta a ti 😉
Y hasta aquí llega esta primer post de cómo trato yo de mejorar mi productividad. Mi método dista mucho de ser perfecto (y dista más aún del GTD estricto :P) pero a mí me ha valido para no volver a llegar tarde a ningún sitio, para no ir retrasando inexorablemente las tareas que tenía pendientes o para que no se me escape ningún cumpleaños 😛 (aunque en eso Facebook y G+ ayudan mucho :P). Además ahora me resulta mucho más sencillo abarcar proyectos más grandes, al haber aprendido a dividirlos en porciones más manejables 😉
Y tú, ¿usas alguna herramienta de productividad? ¿Practicas el GTD? ¿O eres un desastre como yo y vas olvidándote de cosas a lo largo de la semana? Cuéntanos en los comentarios. Y si crees que este post le puede resultar interesante a alguien… ¡no olvides compartirlo! 😉
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