Con este post cierro esta serie dedicada a la productividad personal aplicada a la biología. Para ello voy a hablaros de uno de los ejes fundamentales sobre el que pivota toda mi estrategia productiva: el calendario.
El calendario es una herramienta que, como ocurría con las libretas de notas, hemos importado del mundo analógico. ¿Quién no ha anotado (o sigue anotando) fechas sobre ese calendario que tiene en la pared de su habitación? ¿Quién no ha apuntado las vacaciones o los viajes? Como todo lo perteneciente a la era pre-digital tiene un encanto que no poseen ninguno de los cachivaches tecnológicos que tenemos hoy.
Sin embargo, su funcionalidad a la hora de organizar nuestro tiempo estaba limitada por el tamaño de la celda correspondiente a cada día. Y porque no era fácil editarlo si tenías que cambiar la cita, lo que terminaba con el calendario tan lleno de tachones y anotaciones que ni uno mismo era capaz de descifrar.
Una vez más las herramientas digitales potencian las funciones de las tradicionales. Los calendarios digitales facilitan la organización de nuestras citas y eventos, permitiendo añadirles recordatorios únicos o periódicos. Como imaginarás esto supone un enorme avance para la gente tan desorganizada como yo 😛
Son muchos los calendarios digitales que puedes encontrar. Casi todas las herramientas de los grandes creadores de software tiene su propio calendario (Outlook de Microsoft Office, Lightning de Thunderbird, iCalendar de Apple…). Sin embargo, para mí hay un gran ganador. Por su sencillez, sus posibilidades y por su integración con múltiples aplicaciones yo me decanto sin lugar a dudas por Google Calendar.
Calendario y asistente personal
Ya te comenté que Hightrack, la herramienta de productividad que yo uso, incluye de serie un calendario propio, así como la posibilidad de sincronizarse con los calendarios de iCal de Apple y los de Google Calendar. Esta última es la opción que yo uso.
Como ocurre con todos los productos de Google, podemos encontrar Calendar en la web o como una aplicación para móviles y tablets. La versión web es mucho menos bonita y vistosa que la de la aplicación (ya podrían aplicarse el cuento y adaptarla a Material Design), pero va muy acorde con el minimalismo de Google. En la parte izquierda de la pantalla hay una pequeña barra lateral donde se encuentra el botón para crear un evento, un pequeño calendario para desplazarnos rápidamente al día, mes o año que nos interese y una serie de calendarios que podemos añadir, modificar o eliminar a nuestro gusto.
En la parte superior podemos seleccionar el mes, desplazarnos al día de hoy o nuestra vista favorita: día, semana, mes, dos días o agenda. Éste último es especialmente interesante para tener una imagen general de como anda tu agenda en los próximos días con sólo un rápido vistazo. Yo casi siempre tengo la vista mensual 😛 A continuación se encuentran las opciones de configuración. Finalmente, la mayor parte de la pantalla la llena la vista elegida.
Para crear un evento simplemente hay que pulsar el botón correspondiente. Se abrirá una ventana donde puedes poner el título del evento o cita, la fecha y hora de inicio y de fin, o la opción de que ocupe el día completo. También puedes hacer que se convierta en un evento recurrente gracias a la opción de repetir. Esta característica es muy potente: puedes seleccionar que se repita sólo determinados días, semanas, meses o años, con fechas de inicio o fin o terminarlo tras un número concreto de repeticiones. Maravilloso 😉
Puedes completar la información seleccionando el lugar dónde tendrá lugar, añadiendo una breve descripción, adjuntando un archivo, seleccionando el color del evento para encontrarlo de forma más visual o para asociar determinados eventos con un color concreto, añadiendo notificaciones en determinados momentos previos al evento (totalmente configurables también) y mostrando en tu calendario si estarás libre u ocupado. Existe una opción de disponiblidad también para verificar que no tienes nada que se solape con el evento que estás creando, y otra de visibilidad, para ver si quieres que el evento sea público o privado. Esto es muy interesante de cara a si quieres compartir un determinado calendario con alguien.
Tienes la posibilidad invitar a otras personas a ese mismo evento, de modo que les envía un correo electrónico. Si aceptan, el evento aparecerá automáticamente en su calendario. Se puede elegir qué si el invitado puede a su vez invitar a más gente, editar el evento o ver la lista de invitados. Todo muy intuitivo y amigable 😉
Cuando creas distintos calendarios también puedes hacerlos públicos, privados y compartirlos con otras personas, de modo que puedas informarles de tu disponibilidad o conocer las fechas y características de los eventos que hayas dispuesto en el calendario. Es muy útil a la hora de compatibilizar agendas o de llevar un calendario común para determinados proyectos en grupo. Por si fuera poco, en la vista general puedes habilitar o deshabilitar cada calendario individualmente, por si sólo quieres ver los eventos personales, o los cumpleaños, o las citas del trabajo. Mínima dificultad, máximo confort 😛
Para complementar esta polivalente herramienta web está la aplicación móvil. Ésta es tan intuitiva o más que la web, pero mucho más bonita (al menos en Android, que es el sistema operativo móvil que empleo). El diseño está muy cuidado, incluyendo el hecho de que reconoce determinadas palabras (comida, excursión, peluquería…) y añade un bonito dibujillo al evento, lo que lo hace mucho más visual y vistoso. Pero lo que más me gusta de todo es su integración con Google Now, el asistente personal de Android. Esto forma un equipo ganador que no sólo te va a recordar las citas que tengas, sino que te avisará de la hora límite a la que has de salir desde donde estás para llegar a tiempo (si has añadido una localización a tu evento). También se puede sincronizar con correos que hayas recibido con billetes de avión, por ejemplo. A veces resulta casi mágico jejeje
Como ves, el manejo de Google Calendar no conlleva ningún secreto. La curva de aprendizaje es muy muy fácil y las posibilidades que ofrece son innumerables. Yo lo aplico diariamente, tanto en el ámbito personal como el profesional. Como has podido ver en la captura de arriba, que se corresponde con la de mi propio Google Calendar, tengo distintos calendarios para cada parte de mi vida:
- Personal: donde anoto cualquier evento o cita, desde un concierto, una comida con mis padres hasta unas cervecitas con los colegas. Prácticamente toda la organización de mi vida social está ahí. Hasta el más mínimo detalle
- Cumpleaños: antes lo apuntaba todo en personal, pero eso hacía que con sólo echar un ojo a la vista mensual me agobiase pensando que tenía tantas cosas que hacer, así que los separé en dos calendarios distintos 😛
- Trabajo: aquí suelo meter todas las cosas relacionadas con el curro: reuniones, fechas límites…
- Viajes: como su propio nombre indica, ahí anoto todos mis viajes. He de decir que ese está mucho más vacío de lo que quisiera 😛
- Calendarios específicos: cuando tengo que centrarme en algo exclusivamente, ya sea laboral o personal, suelo dedicarle un calendario en exclusiva. De este modo, me evito distracciones y de un vistazo me hago una idea sobre cómo va el proyecto. Por ejemplo, creé el de radioseguimiento para organizarme con los mirlos acuáticos que tenía que localizar cada semana.
Con esto artículo cierro la serie de posts dedicados a las principales herramientas de productividad que uso día a día tanto a nivel laboral como personal. Como he dicho en todos los artículos, éstas son las herramientas que a mí me funcionan. Hay muchas más opciones ahí fuera. A ti quizás te resulten más útiles otras. Es cuestión de probar y probar hasta que des con la aplicación que mejor se adapte a tu sistema de trabajo.
¿Qué te ha parecido el artículo? ¿Usas el calendario para organizarte? ¿Has aplicado algo de todo lo que te he hablado a lo largo de estos tres posts? Cuéntanos tu historia. Seguro que será útil e interesante para todos 😉
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