julio 20

El secreto de la productividad: el calendario

12  comments

Con este post cierro esta serie dedicada a la productividad personal aplicada a la biología. Para ello voy a hablaros de uno de los ejes fundamentales sobre el que pivota toda mi estrategia productiva: el calendario.

Calendarios y GTD

El calendario es una herramienta que, como ocurría con las libretas de notas, hemos importado del mundo analógico. ¿Quién no ha anotado (o sigue anotando) fechas sobre ese calendario que tiene en la pared de su habitación? ¿Quién no ha apuntado las vacaciones o los viajes? Como todo lo perteneciente a la era pre-digital tiene un encanto que no poseen ninguno de los cachivaches tecnológicos que tenemos hoy.

Sin embargo, su funcionalidad a la hora de organizar nuestro tiempo estaba limitada por el tamaño de la celda correspondiente a cada día. Y porque no era fácil editarlo si tenías que cambiar la cita, lo que terminaba con el calendario tan lleno de tachones y anotaciones que ni uno mismo era capaz de descifrar.

Una vez más las herramientas digitales potencian las funciones de las tradicionales. Los calendarios digitales facilitan la organización de nuestras citas y eventos, permitiendo añadirles recordatorios únicos o periódicos. Como imaginarás esto supone un enorme avance para la gente tan desorganizada como yo 😛

Son muchos los calendarios digitales que puedes encontrar. Casi todas las herramientas de los grandes creadores de software tiene su propio calendario (Outlook de Microsoft Office, Lightning de Thunderbird, iCalendar de Apple…). Sin embargo, para mí hay un gran ganador. Por su sencillez, sus posibilidades y por su integración con múltiples aplicaciones yo me decanto sin lugar a dudas por Google Calendar.

Logotipo de Google Calendar

Calendario y asistente personal

Ya te comenté que Hightrack, la herramienta de productividad que yo uso, incluye de serie un calendario propio, así como la posibilidad de sincronizarse con los calendarios de iCal de Apple y los de Google Calendar. Esta última es la opción que yo uso.

Como  ocurre con todos los productos de Google, podemos encontrar Calendar en la web o como una aplicación para móviles y tablets. La versión web es mucho menos bonita y vistosa que la de la aplicación (ya podrían aplicarse el cuento y adaptarla a Material Design), pero va muy acorde con el minimalismo de Google. En la parte izquierda de la pantalla hay una pequeña barra lateral donde se encuentra el botón para crear un evento, un pequeño calendario para desplazarnos rápidamente al día, mes o año que nos interese y una serie de calendarios que podemos añadir, modificar o eliminar a nuestro gusto.

En la parte superior podemos seleccionar el mes, desplazarnos al día de hoy o nuestra vista favorita: día, semana, mes, dos días o agenda. Éste último es especialmente interesante para tener una imagen general de como anda tu agenda en los próximos días con sólo un rápido vistazo. Yo casi siempre tengo la vista mensual 😛 A continuación se encuentran las opciones de configuración. Finalmente, la mayor parte de la pantalla la llena la vista elegida.

Captura de pantalla de Google Clalendar
En esta captura de pantalla puedes ver los distintos elementos de la web: el botón de crear un evento, las vistas en la parte superior, los calendarios en la parte izquierda y la vista mensual. Puedes hacer clic sobre la imagen para agrandarla un poco más 😉

Para crear un evento simplemente hay que pulsar el botón correspondiente. Se abrirá una ventana donde puedes poner el título del evento o cita, la fecha y hora de inicio y de fin, o la opción de que ocupe el día completo. También puedes hacer que se convierta en un evento recurrente gracias a la opción de repetir. Esta característica es muy potente: puedes seleccionar que se repita sólo determinados días, semanas, meses o años, con fechas de inicio o fin o terminarlo tras un número concreto de repeticiones. Maravilloso 😉

Puedes completar la información seleccionando el lugar dónde tendrá lugar, añadiendo una breve descripción, adjuntando un archivo, seleccionando el color del evento para encontrarlo de forma más visual o para asociar determinados eventos con un color concreto, añadiendo notificaciones en determinados momentos previos al evento (totalmente configurables también) y mostrando en tu calendario si estarás libre u ocupado. Existe una opción de disponiblidad también para verificar que no tienes nada que se solape con el evento que estás creando, y otra de visibilidad, para ver si quieres que el evento sea público o privado. Esto es muy interesante de cara a si quieres compartir un determinado calendario con alguien.

Tienes la posibilidad invitar a otras personas a ese mismo evento, de modo que les envía un correo electrónico. Si aceptan, el evento aparecerá automáticamente en su calendario. Se puede elegir qué si el invitado puede a su vez invitar a más gente, editar el evento o ver la lista de invitados. Todo muy intuitivo y amigable 😉

Cuando creas distintos calendarios también puedes hacerlos públicos, privados y compartirlos con otras personas, de modo que puedas informarles de tu disponibilidad o conocer las fechas y características de los eventos que hayas dispuesto en el calendario. Es muy útil a la hora de compatibilizar agendas o de llevar un calendario común para determinados proyectos en grupo. Por si fuera poco, en la vista general puedes habilitar o deshabilitar cada calendario individualmente, por si sólo quieres ver los eventos personales, o los cumpleaños, o las citas del trabajo. Mínima dificultad, máximo confort 😛

Aplicación móvil de Google Calendar
Aquí puedes echar un vistazo a la colorida y elegante aplicación del móvil. ¿No es genial? 😛

Para complementar esta polivalente herramienta web está la aplicación móvil. Ésta es tan intuitiva o más que la web, pero mucho más bonita (al menos en Android, que es el sistema operativo móvil que empleo). El diseño está muy cuidado, incluyendo el hecho de que reconoce determinadas palabras (comida, excursión, peluquería…) y añade un bonito dibujillo al evento, lo que lo hace mucho más visual y vistoso. Pero lo que más me gusta de todo es su integración con Google Now, el asistente personal de Android. Esto forma un equipo ganador que no sólo te va a recordar las citas que tengas, sino que te avisará de la hora límite a la que has de salir desde donde estás para llegar a tiempo (si has añadido una localización a tu evento). También se puede sincronizar con correos que hayas recibido con billetes de avión, por ejemplo. A veces resulta casi mágico jejeje

Como ves, el manejo de Google Calendar no conlleva ningún secreto. La curva de aprendizaje es muy muy fácil y las posibilidades que ofrece son innumerables. Yo lo aplico diariamente, tanto en el ámbito personal como el profesional. Como has podido ver en la captura de arriba, que se corresponde con la de mi propio Google Calendar, tengo distintos calendarios para cada parte de mi vida:

  • Personal: donde anoto cualquier evento o cita, desde un concierto, una comida con mis padres hasta unas cervecitas con los colegas. Prácticamente toda la organización de mi vida social está ahí. Hasta el más mínimo detalle
  • Cumpleaños: antes lo apuntaba todo en personal, pero eso hacía que con sólo echar un ojo a la vista mensual me agobiase pensando que tenía tantas cosas que hacer, así que los separé en dos calendarios distintos 😛
  • Trabajo: aquí suelo meter todas las cosas relacionadas con el curro: reuniones, fechas límites…
  • Viajes: como su propio nombre indica, ahí anoto todos mis viajes. He de decir que ese está mucho más vacío de lo que quisiera 😛
  • Calendarios específicos: cuando tengo que centrarme en algo exclusivamente, ya sea laboral o personal, suelo dedicarle un calendario en exclusiva. De este modo, me evito distracciones y de un vistazo me hago una idea sobre cómo va el proyecto. Por ejemplo, creé el de radioseguimiento para organizarme con los mirlos acuáticos que tenía que localizar cada semana.

Con esto artículo cierro la serie de posts dedicados a las principales herramientas de productividad que uso día a día tanto a nivel laboral como personal. Como he dicho en todos los artículos, éstas son las herramientas que a mí me funcionan. Hay muchas más opciones ahí fuera. A ti quizás te resulten más útiles otras. Es cuestión de probar y probar hasta que des con la aplicación que mejor se adapte a tu sistema de trabajo.

¿Qué te ha parecido el artículo? ¿Usas el calendario para organizarte? ¿Has aplicado algo de todo lo que te he hablado a lo largo de estos tres posts? Cuéntanos tu historia. Seguro que será útil e interesante para todos 😉

¿Estás cansado de buscar trabajo como hasta ahora sin resultado?

Suscríbete y consigue gratis el PDF "5 Razones por las que Un Blog Aumentará tu Empleabilidad como biólogo" para acercarte al trabajo de tus sueños.


Tags

calendario, Google, herramientas, productividad, software


You may also like

[Entrevista] Talento Remerckable, con Paz Alvarado

Manejando un blog de biología: las redes sociales

No seas tímid@ y deja un comentario

Your email address will not be published. Required fields are marked

  1. Hola Bichólogo! En primer lugar, enhorabuena por tu blog. Verás, mi vista preferida en Outlook es, con diferencia, la vista mensual. Pero tengo un problema… en un trabajo anterior recuerdo que en la vista mensual podría ver cuatro o cinco eventos en cada casilla, y ahora solamente puedo visualizar uno de ellos. Es decir, si quiero saber lo que tengo para cada día, tengo que pasar a vista semanal o diaria, no consigo verlo desde la vista mensual. Seguro que es muy sencillo, pero te doy mi palabra que llevo un buen rato buscando la manera de personalizarme esto y no lo consigo. Por favor, ¿podrías indicarme cómo puedo hacer más grandes las casillas (es decir, los días) de la vista mensual? O bien, ¿cómo aumentar el número de eventos que se muestran en cada casilla (día) de la vista mensual sin necesidad de entrar en el día? De antemano, mil gracias por tu respuesta.

    Reply

    1. ¡Hola Paula!

      Pues si te digo la verdad, nunca he usado el calendario de Outlook. Soy más de Google y es la herramienta que uso para gestionar mi agenda. Así que no sabría decirte. Probablemente sea algo que se pueda configurar desde el apartado “vista de calendario” o algún nombre similar. Pero quizás haya algún otro lector o lectora del blog que sepa contestarte con certeza y que esté familiarizado con el Outlook.

      ¡Un saludo y suerte!

      Reply

  2. Hola! Yo recomiendo caldav-sync y carddav-sync, que son compatibles con varios servicios en la nube. Para Android, recomiendo la aplicación nativa de iPhone. Aún así, también utilizo EVO Collaborator para Outlook para sincronizar con estos servicios en la nube. Así puedo mantener tanto mi Outlook como mi teléfono Android sincronizados. Tenéis más información aquí: https://es.evomailserver.com/download.php

    Reply

    1. ¡Hola David!

      Muchas gracias por la aportación. Yo nunca los he usado porque me valen con las aplicaciones de serie que vienen en mi móvil. Pero siempre está genial tener otras opciones, por si alguien quiere probarlas 😉

      ¡Un saludo!

      Reply

  3. Mmm, un programa que creo no has mencionado y que incrementa brutalmente la productividad es R. Uno de los problemas clasicos en la vida de los bichologos (y en la de otros muchos profesionales) es la fragmentacion del software. Uno hace unos años que realizara varias actividades como las que sueles relatar tenia el problema de tener que utilizar muchos programas mal integrados entre si. Perfectamente, por ejemplificar, uno tenia que aprender a utilizar MARC para estimar supervivencias si anillaba aves, distance sampling si hacia transectos, presence si hacia estudios de presencia/distribucion, algun proframa de GIS para representar los mapas, y suponia una ingente cantidad de horas dedicadas a familiarizarse con los proframas, importar y exportar datos etc… Con R una vez que uno se familiariza con su sintaxis uno puede realizar analisis de multiples tipos sin tener que perder horas en leer manuales de nuevos programas etc. es cierto que hay mas opciones, matlab (de pago) c++, python… Pero carecen del sistema de librerias tan amplio como el que tiene R, y el aprendizaje es mas lento y tedioso. Como software es un pelin lento pero en el 99% de la vida diaria no se nota. Ademas los scripts se reciclan y hecho un analisis hechos todos. Te ahorras tener que andar haciendo repetitivamente los mismos procesos, ya que esa es una de las lacras de la productividad.
    (Y ya si manejas emacs con un nivel medio la productividad se dispara
    )
    Saludos!!!

    Reply

    1. ¡Muy buenas Lemmus!

      R son palabras mayores 😛 Esta serie de post va enfocada más a un incremento de la productividad general que a algo tan específico (y a la vez tan útil en diversos campos) como R. Además, mi conocimiento de esa poderosa navaja suiza de la estadística es limitado, por eso aún no le he dedicado ningún post a R. Aunque pronto haré uno general, al estilo del que hice sobre Mendeley, partiendo del conocimiento básico que tengo del mismo.

      Pero tienes razón. Una de las cosas que adoro de ese programa es la facilidad para repetir análisis largos y complejos con apenas un par de clics. Es un ahorro de tiempo brutal en comparación con otros paquetes estadísticos como SPSS. Yo que antes era un enamorado de este último ahora me parece un gigantesco y lento dinosaurios gigantificado en comparación con el ágil y versátil R.

      Pero desde luego es uno de los programas de obligado conocimiento hoy en día para todo biólogo que quiera ir por la rama más científica (y aquí agacho un poco la cabeza porque yo lo descubrí tarde y estoy aprendiendo a salto de mata :P).

      ¡Un saludo!

      Reply

      1. Yo tambien aprendi spss y R a salto de mata, como dices. Espero que su enseñanza ya sea generalizada en las facultades…
        Saludos!

        Reply

        1. Queria decir que aprendi spss en la uni y R por libre… Te sigo desde el movil, ya lo habras notado por ciertas faltas de ortografia tipicas de los telefonos….

          Reply

        2. ¡Hola Lemmus y Nacho!

          Sí que se enseña, por lo menos en la Universitat de Girona, en Cataluña, en la asignatura de estadística se usa R y R-Commander y ahora han ampliado estadística: Se hace estadística aplicada en 1º y análisis avanzado de datos en 2º (es un plan nuevo que empezará este curso, hasta ahora solo se hacía estadística).

          Un saludo =)

          Reply

          1. Ojalá lo hubiese tenido yo esas asignaturas en mis tiempos jeje Cuando estudiaba sólo había una asignatura optativa de estadística usando SPSS y la troncal, trimestral, de bioestadística. Así estoy de cojo con la estadística ejeje 😛

            Reply

  4. ¡Hola Nacho!

    Finalmente he intentado usar las herramientas que me has recomendado y mi forma de aplicarlo es la siguiente:

    Para las notas uso Evernote, ¡es genial! Antes iba reutilizando papeles, escribiendo por delante y por detrás, aprovechando espacios en hojas que ya no servían para ir haciendo listas de cosas y los iba almacenando todos por el escritorio y luego encontrar el que necesitaba o intentar poner orden era un caos, y además también iba anotando en los post-it digitales del móvil, de la tablet y del ordenador xD Evernote es genial, es justo lo que necesitaba =)

    El Hightrack y el calendario no me convencen tanto… Para las listas de tareas uso Evernote que tiene la opción incluso de poner casillas para clicar encima y que salga el “visto”. Lo uso para las listas de tareas o si tengo que hacerme una maleta que no se me olvide nada.

    Y para los eventos y cosas programadas uso la agenda en papel que me va genial, como llevo desde primaria usándola para los deberes y exámenes me he acostumbrado a mirarla siempre y he ampliado su uso para todo con diferentes colores: Uso el boli rojo, azul, negro, verde y lápiz para diferenciar el tipo de tarea y estoy acostumbrada a ello jeje

    A parte me he bajado una aplicación que me recomendaste en un comentario: Un horario para poder hacerme un planning del día a día según sus horas y aún estoy experimentando con él pero sí, más o menos me va bien =) La aplicación es TimeSpread.

    ¡Muchas gracias por los posts!

    Reply

    1. ¡Hola Èlia!

      Al final, lo más importante es usar el método y las herramientas que a ti te funcionen. Si la agenda de toda la vida te vale, entonces no necesitas cambiarla por nada. Yo es que lo único que no me olvido nunca es el móvil, así que guardándolo todo ahí me aseguro de tener todo siempre conmigo 😛 Y como me cuesta revisar las cosas todos los días (soy un despistado total :P) los recordatorios del calendario suelen ser mi salvación jeje

      Me alegro de que los posts te hayan ayudado a conocer una herramienta como Evernote. Y gracias a ti por comentar y contarnos tu experiencia, que seguro que a mucha gente también le sirve de ejemplo de otra metodología de trabajo 😉

      ¡Un saludo!

      Reply

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Apúntante a la lista de correo

Y llévate el PDF "5 razones por las que un blog impulsará tu empleabilidad en biología"