Comunicar es una parte fundamental del trabajo de cualquier biólogo. Ya sea a nivel científico, educacional o divulgativo, si trabajas en Biología tendrás que dar más de una charla. Empezando por la carrera :P. Dar tu primera charla puede ser un proceso estresante o complicado, pero con el tiempo y, sobre todo, con la práctica se vuelve mucho más sencillo.Y es que la mejor forma de aprender a dar charlas es, precisamente, dándolas 😉

Sin embargo, nuestro mundo actual se encuentra saturado de información. Constantemente nuestro cerebro se ve bombardeado por datos provenientes de nuestro entorno, de nuestros amigos, las redes sociales, internet, los periódicos, la televisión, la radio… Y es imposible procesar tanta información. Nuestro cerebro tiene una capacidad de atención limitada y tiende a filtrar la información que recibimos. Por eso, si queremos que nuestro mensaje pueda pasar ese tamiz, hay que destacar, captar la atención de la atareada mente de nuestros oyentes. Por eso hay que usar todas las herramientas que tengamos a mano.

Tras destronar hace años a as diapositivas analógicas y al retroproyector, Microsoft PowerPoint se convirtió en el amo y señor de las exposiciones y presentaciones orales. Supo tomar lo mejor de los medios anteriores (el concepto de diapositiva y la capacidad de combinar diferentes campas) e integrar nuevos medios audiovisuales de forma atractiva, todo ello combinado con una extraordinaria facilidad de uso. Pero hoy en día nos hemos habituado a las presentaciones clásicas y esto, junto al hecho de que no todo el mundo es capaz de hacer una presentación atractiva en PowerPoint, hace que el mágico efecto de este software se esté desvaneciendo. Hacen faltas alternativas. Y hoy te voy a hablar de mi favorita: Prezi.

La espectacularidad por bandera

Si algo define a Prezi es su espectacularidad. En su momento nos fascinaron las animaciones de PowerPoint, que evolucionaron y se diversificaron como consecuencia de este éxito. Pero Prezi ha logrado ir un paso más allá. No es que haya cambiado el concepto de las animaciones y las transiciones, no. Ha transformado el concepto de las presentaciones en sí gracias a toda una serie de características que son, paradójicamente, su fuerza y su debilidad:

1. El storytelling.
2. Los niveles de zoom.
3. El lienzo infinito.

Estas tres características hacen de Prezi una herramienta tremendamente visual y asombrosamente potente para realizar una exposición. Si nunca has visto una presentación en Prezi, cuando ves una por primera vez quedas automáticamente cautivado, y en tu mente bullen las posibilidades. En ese instante empiezas a desear probarlo y dar rienda suelta a tu imaginación, imaginando cómo vas a dejar pasmada de asombro a toda tu audiencia. Y te pones manos a la obra.

Pero es aquí dónde estas mismas fortalezas se tornan en su contra. Y es que preparar una buena presentación en Prezi requiere no sólo de mucho tiempo, sino de una gran preparación. Es un formato que no se adapta a cualquier tipo de presentación y tiene una serie de características que, mal usadas, terminarán con un público más pendiente de las transiciones, cambios y viajes por la pantalla que de lo que realmente les estás contando. O peor, mareados y hastiados de tanto ir y venir :p

Cambiando la forma de hacer presentaciones

Prezi ha revolucionado la forma de presentar la información. Y, sin embargo, las características que ha introducido, por sí solas, no son especialmente novedosas. Pero combinadas el resultado es espectacular 😉 Por eso te las voy a ir analizando una a una:

1. El Storytelling

Esta característica es fundamental para que una presentación en Prezi funcione. Tienes que contar una historia, un relato que enganche al espectador, que lo vaya llevando por donde tu quieres. Tiene que haber un hilo conductor, de modo que no sólo lo que cuentas es importante, sino que el modo en que lo cuentas está también ayudando al espectador a comprenderlo, a interesarse por lo que le estas narrando.

Imagina tu presentación como una película. En tu lienzo de Prezi vas marcando los distintos encuadres (llamados marcos) que la cámara irá recorriendo a lo largo de la presentación. Estos «movimiento de cámara» son mucho más espectaculares que las transiciones de otros programas, captan la atención del espectador inmediatamente. Sin embargo, tales movimientos tienen que estar al servicio de la historia.

El saber contar una historia es fundamental en cualquier ámbito de la comunicación. Pero aquí es lo que le da sentido a la presentación. Sin una buena base, sin un gran argumento, tu presentación será sólo un batiburrillo de movimientos de cámara, zoom imposibles y gráficos más o menos curiosos. Seguramente captes la atención de tu público en los primeros compases, pero se quedarán descolgados en cuanto empiecen a cansarse de tanto ir y venir sin sentido en la pantalla.

Y eso que, si no hay una buena historia detrás, mejor que escojas otro medio para tu exposición. Creo que es un requisito fundamental. El texto, los gráficos, los movimientos, todo debe estar al servicio de lo que estás narrando. Y requiere una gran planificación previa. No tiene nada que ver con un PowerPoint, donde simplemente puedes exponer una serie de gráficos y resultados. Sí, también podrías hacer eso en Prezi, pero seguramente quede mejor en PowerPoint. Toda la espectacularidad de los movimientos de cámara se pierde cuando se producen porque sí, llegando a convertirse en cansinos y mareantes.

Antes de empezar a trabajar con Prezi asegúrate de que vas a narrar algo a tu audiencia. Eso te ayudará a elegir la plantilla adecuada o a crear la que tú necesitas. Y te va a permitir embarcar a tus oyentes en el viaje que les tienes preparados. A todos nos gustan los cuentos y las historias, especialmente cuando no nos los esperamos 😉 ¡Sorpréndeles!

2. Los niveles de zoom

Otra de sus características destacadas es el zoom. Y no hablamos de un pequeño acercamiento, no, sino de un zoom potente, que te puede llevar a descubrir a tus oyentes partes de la presentación que ni se imaginan que están ahí. Es un recurso tremendamente útil y muy visual que te ayuda a llamar la atención en los detalles (metiendo zoom) o recabar la importancia en algo más general (quitando zoom).

En Prezi la cámara siempre va a enfocar los marcos o encuadres que le indiquemos. Si el marco al que vamos es mayor que en el que ya estamos, entonces se quitará zoom a la imagen, obteniendo un plano más general. Si por el contrario es más pequeño, entonces obtendremos un plano detalle, añadiendo un zoom.

Esto es tan espectacular como molesto si se repite demasiado rápido o demasiado frecuentemente. Como suele decir mi madre: «Lo poquito agrada y lo mucho empalaga«. Emplea el zoom sabiamente y siempre y cuando tu historia lo necesite. No abuses, o la gente se terminará cansando rápidamente.

3. El lienzo infinito

¿Ha trabajado alguna vez con un espacio infinito para colocar cosas? Con los programas tradicionales estamos restringidos al espacio que tenemos en pantalla, a las dimensiones de la presentación. Aquí no. Puedes extender tu presentación tanto como quieras. Sin límites. Como verás, las ventajas son innegables, pero implican también un alto grado de organización, si no quieres perderte en tu propia presentación.

La cámara irá viajando de marco en marco, de encuadre en encuadre, saltando de un punto a otro, con el único límite de tu creatividad. Haz zoom, muévete, haz que tu audiencia te acompañe en ese viaje que le has preparado. Pero, por favor, que sea un viaje cómodo 😉

Aquí te dejo un ejemplo básico de como puedes usar Prezi no sólo para presentaciones, sino para crear contenidos interactivos y llamativos. Si te interesa, puedes copiar y modificar libremente el prezi desde esta dirección 😉

Otras características

Prezi te ofrece muchas más opciones aparte de las comentadas. Algunas son viejas conocidas, como las animaciones de los objetos, mientras otras son más curiosas, como la posibidad de descargarte las presentaciones en formato autojecutable o poder realizar tu presentación en remoto, de forma virtual, ante varias personas, cada una desde su propio ordenador y en su propia casa.

1. Las animaciones

Este software también incluye animaciones básicas, aunque no sean tan variadas ni fáciles de implementar como en el programa de Microsoft. Básicamente se reducen a que los elementos vayan apareciendo al hacer clic (o de forma simultánea a otros elementos). Se trata de animaciones de entrada muy sencilla, en la que el objeto simplemente aparece con el típico efecto de «desvanecer». es muy útil cuando quieres ir mostrando elementos de forma secuencial, como textos o gráficos.

Además, otra característica es que sólo animas los elementos dentro de cada marco

Las posibilidades de personalización son escasas y cuando tienes muchos elementos, puede ser una auténtica locura organizarlo todo en el orden correcto. Personalmente, creo que es una de las características que más margen de mejora tiene y a la que más trabajo hay que dedicar para mejorar la usabilidad y la experiencia de usuario. Recuerdo cuando estaba haciendo la presentación de mi tesis doctoral que casi me volví loco para animar los distintos elementos en la secuencia exacta que quería.

2. Plantillas

Prezi te ofrece un gran número de plantillas que te permitirán hacer grandes presentaciones en muy poco tiempo. Estas plantillas incluyen fondos, tipografía y numerosos elementos gráficos que puedes emplear a tu gusto.

Pero además de estas plantillas, una vez dentro del prezi encontrarás la opción «personalizar» que te permite cambiar no sólo el fondo, sino toda la gama de colores (incluido el texto) de la presentación, lo que viene a llamarse el tema. Si eres como yo, y eso de combinar colores se te da fatal, esta opción te permitirá cambiar los colores generales de la plantilla mientras mantienes una combinación agradable a la vista 😛 Además, incluye opciones avanzadas de configuración del tema para que lo dejes exactamente como tú quieres

También desde el botón «insertar» tendrás acceso a toda una serie de elementos que podrás añadir a tus presentaciones. Pero si vas en concreto al apartado «diseño» (dentro de insertar) encontrarás no sólo distintas plantillas para tus marcos  con algunos elementos preparados para ser editados, sino agrupaciones de marcos que te pueden ayudar a darle un toque personal a tu plantilla.

3. Descargar ejecutable

Otra característica que me encanta es la posibilidad de descargarte tu presentación en un ejecutable, tanto para Mac como para Windows. También incluye la opción de descargártelo en PDF si así lo prefieres. De esta forma no dependerás de la conexión a la hora de hacer tu presentación (salvo que en ella haya algún contenido online, como un vídeo de youtube, por ejemplo).

En mi caso, para la defensa de la tesis me llevé en un pendrive la copia en windows, en mac y me aseguré de tener conexión a internet en la sala, por si acaso algo fallaba 😛

4. Presentaciones a distancia

Otra característica que me parece muy interesante es la posibilidad de hacer presentaciones a distancia. ¿Y eso qué significa? Pues que con tan sólo enviando un link a las personas que quieras que asistan a la presentación (hasta un máximo de 30 personas) se unirán a una sala virtual donde verán la pantalla con tu presentación y serás tú mismo quien la ponga en marcha y la vaya presentando a tu ritmo.

No es necesario que los asistentes tengan una cuenta de Prezi para poder ver la presentación, pero sí para poder editarla. Y las presentaciones a distancia están incluidas también entre las características de la cuenta gratuita 😉 Todo está muy  bien explicado en este vídeo que puedes encontrar en su sección de ayuda 😉

https://www.youtube.com/watch?v=YI-8yBajico

5. Material multimedia

En tus presentaciones no sólo podrás usar fotos, sino también vídeos, música, líneas y formas simples, archivos, vídeos de Youtube, así como gráficos (sólo en versiones de pago), además de poder importar PowerPoints dentro de tu presentación. Las imágenes pueden ser editadas a un nivel muy básico (las versiones de pago tienen un editor mejorado).

Podrás enriquecer tus presentaciones con casi cualquier contenido multimedia que se te ocurra. Pero recuerda que lo importante es el mensaje, no aturulles a tu audiciencia con un bombardeo de sonidos e imágenes. Crea tu propia historia 😉

6. Una gran comunidad

Hay más de 60 millones de usuarios de Prezi. Esto supone que hay mucha gente trabajando con él que habrán tenido tus mismas dudas y problemas. Por eso hallarás muchísima información y material en internet sobre cómo usar este programa. Pero también en la misma web, donde encontrarás decenas (o centenares) de tutoriales de cualquier tipo que te ayudarán a aprender de forma fácil y divertida no sólo a manejarlo, sino a como sacarle el máximo partido.

Te recomiendo que te des un paseo por su página de ayuda porque encontrarás muchísima información (en forma de prezis, principalmente :P) que te ayudará a hacerte con el programa y a completar todo lo que aquí te he ido contando de forma muy breve.

7. Planes y precios

Los planes de Prezi van desde los gratuito hasta los 18€ al mes. La cuenta gratuita es perfectamente usable, ofreciendo la mayor parte de las características y la potencia de programa. Sin embargo, tiene algunos puntos en contra: por una lado, tus presentaciones siempre serán públicas y reutilizables por la comunidad. Si tienes datos sensibles (como resultados científicos no publicados) o simplemente quieres tener el control de tu publicación y que nadie pueda reutilizarla ni modificarla, entonces necesitarás un plan de pago.

No obstante, si eres estudiante o profesor, estás de suerte 😉 Existe una cuenta, Edu Joy, que te otorga 4 gigas de espacio para tus prezis, control de la configuración de privacidad de tus prezis (ya sí pueden ser privados) y acceso desde cualquier dispositivo y todo al fabuloso precio de gratis 😛 Tan sólo necesitas darte de alta con una cuenta de correo de tu universidad. No sé si todas las universidades podrán beneficiarse de esta oferta, pero merece la pena probarlo 😉

Si además quieres tener un servicio de ayuda premium, herramientas de edición de imágenes y capacidad de trabajar offline (mediante la aplicación de escritorio de Prezi), entonces tendrás que pasar por caja. Pero, si eres estudiante o profesor, tendrás estas opciones a un precio mucho más reducido (4.92€ /mes frente a los 11,62€/mes de la versión normal).

Mi opinión personal

Desde que vi la primera presentación en Prezi quedé prendado de su potencial. Me cautivó completamente. Tanto fue así que me propuse usarlo para presentar mi tesis doctoral. Y la verdad es que mereció la pena. De hecho, varios miembros del tribunal me felicitaron por la presentación. Sin embargo, me costó mucho más tiempo del que pensaba hasta que logré hacer exactamente lo que yo quería. Y eso que usé una plantilla predefinida. De no haber sido así, estoy seguro que aún estaría pensando cómo plantear la presentación 😛

Desde mi punto de vista, y basándome en mi limitada experiencia personal, Prezi no es para todos ni para cualquier tipo de presentación. Si no lo usas correctamente, un exceso de movimiento o abuso del zoom pueden arruinar una buena presentación, haciendo que la persona que te está viendo se olvide de lo que estás contando y esté pensando en dónde puede conseguir una biodramina para el mareo.

Creo que es una herramienta que, bien empleada, tiene un enorme potencial para capturar la atención de tu audiencia. Pero tiene que haber una buena historia detrás, tienes que contar algo, hallar el hilo conductor que te permita exprimir al máximo todo lo que Prezi te ofrece. Y eso requiere mucho tiempo y esfuerzo. Contar una historia no es fácil, y no todo el mundo sabe hacerlo. A mí me cuesta mucho plantear una presentación en estos términos. Es un cambio total de enfoque y de forma de hacer las cosas. Por eso es fácil desesperarse al principio. Verás por ahí un montón de prezis espectaculares, asombrosos. Y cuando te toque crear el tuyo pensarás: «Pero si parecía muy sencillo. ¿Por qué me cuesta tanto hacer algo medianamente atractivo?«.

También pienso que es especialmente útil para charlas o exposiciones cortas. Si por ejemplo tienes que impartir un curso de varias horas (o días) y todo está hecho en Prezi me da la sensación de que será muy cansino para el espectador. Sin embargo, es cierto que no he tenido tampoco la oportunidad de experimentarlo, ya que aquí en España no está muy extendido su uso aún. Pero intuyo que para ese tipo de presentaciones largas sigue siendo mejor algo como el tradicional PowerPoint.

Para terminar os dejo también una breve presentación de Prezi que hice y que grabé en vídeo para un curso que iba a impartir. No soy un experto ni en Prezi ni en contar historias, pero creo que es un buen resumen de todo lo que te he contado en este post. Puedes encontrar la presentación en este link y reutilizarla para que puedas enredar con ella cuanto quieras 😉

https://www.youtube.com/watch?v=ObE9kr99g_0

Y con esto ya me callo, que me he entretenido mucho hoy 😛 Ahora te toca a ti contarme cosas. ¿Conocías Prezi? ¿Lo has utilizado alguna vez? ¿Cuál ha sido tu experiencia? ¿Te vas a animar a hacer tu primera presentación con él? Cuéntamelo en los comentarios y comparte allí si quieres tus presentaciones con todos los lectores 😉