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Hoy voy a hablarte de una serie de herramientas que se han convertido en indispensables no ya en mi trabajo como biólogo sino en mi día a día. Si te interesa el tema de la productividad personal seguro que has oído hablar de ellas. Si no las conoces, estás tardando en probarlas. Este va a ser el primero de una serie de posts sobre el tema. Aunque vaya por delante que yo no soy ningún experto en productividad personal, solo una mente inquieta y curiosa 😛

Hoy en día recibimos una inmensa cantidad de información. Estamos tan bombardeados de anuncios, de blogs, de artículos, de televisión, de noticias que nos resulta difícil centrarnos en una cosa, nos cuesta recordar donde vimos o leímos algo que nos interesaba. Por eso hay que tratar de eliminar de nuestra volátil memoria todo aquello que queremos conservar y trasladarlo a un soporte más duradero.

Mejora tu productividad con la lista de tareas

Antiguamente este proceso se realizaba de forma analógica, escribiendo tus pensamientos, tus recordatorios o los recados pendientes en una pequeña libretita que tenías que llevar contigo siempre. Sin embargo, hoy en día tenemos los bolsillos repletos de cosas: móviles, llaves, dinero, la cartera, el ticket de la última compra que realizaste… ¡Como para andar metiendo más cosas! jeje Sin embargo, siempre siempre llevamos algo (salvo que seas uno de esos rara avis que permanecen desconectados hoy en día): el smartphone.

Estos cachivaches cada vez son más parecidos a un microportátil y cada vez se usan menos para lo que fueron diseñados: llamar por teléfono. Pero dadas sus capacidades, se han convertido en una poderosa herramienta para todo aquel que quiera y sepa aprovecharla 😉 Yo lo uso para prácticamente todo. Pero hay algunas áreas en las que le doy un uso especialmente intensivo.

Listas de tareas

Yo tengo una memoria terrible. Pero terrible de verdad. Cualquier cosa que te pueda contar es poco. Siempre me olvido de todo. Si dependiera de mí mismo, mi vida social y profesional se arruinarían: nunca llegaría a las deadlines, olvidaría todas las reuniones, las horas a las que quedo con mis amigos… todo 😛 Por eso un día decidí explorar el mundo del GTD (Get Things Done). Es una metodología ideada por David Allen en su libro «Organízate con eficacia»  destinada a incrementar la productividad personal. La idea general, simplificando tanto que más de uno se llevaría las manos a la cabeza, consiste en ver tu vida como «proyectos», dividirlos en «tareas» sencillas y anotarlos en listas si se tarda más de dos minutos en hacerla. Si te lleva menos tiempo realizarla, la haces en el momento 😛 Aunque realmente el método como tal va mucho más allá, convirtiéndose casi en una filosofía de vida.

La idea es liberar tu mente y asegurarte de que haces todo lo que debes, sin que se te olviden cosas o se pierdan. Luego hay toda una cultura alrededor de ello, pero para lo que voy hablaros valga esta micro-introducción ¡¡Y que me perdonen los gurús del GTD!!  😛

Hay multitud de programas que te ayudarán a crear esta de clase de proyectos y listas: Any.do, Wunderlist (recientemente comprada por Microsoft), TrelloAsana o Todoist y Omnifocus (recomendadas por Jose en los comentarios) son  grandes programas con una versión gratuita muy buena y potente.

ACTUALIZADO 20/12/2017

A día de hoy, Hightrack ha echado el cierre 🙁  La nueva herramienta que uso para anotar información en forma de listas y proyectos es Microsoft To DO. Muy pronto os hablaré de ella en un nuevo post. 😉 La información que viene debajo está desactualizada, aunque hay conceptos que te pueden seguir siendo útiles 😉


Pero mi favorito tiene pedigree español y se llama Hightrack.

Hightrack
Una marca española que se está colocando a la vanguardia en esto del GTD , fíjate 😛

Llevo siguiéndolo desde el comienzo y, aunque ahora el desarrollo de la app está algo parada, sigue siendo la mejor alternativa de las que he probado. Integra el calendario, las listas y los llamados «tracks» en una única aplicación para el móvil y en la página web. Todo limpio, claro y directo. Perfecto para alguien tan desorganizado como yo 😛

Entrando desde la web, en la parte izquierda hay una barra lateral donde aparecen una serie de iconos (cuyo orden se puede configurar) y que son las listas de tareas, el calendario y los tracks gratuitos.

pantallazo de la web de Hightrack
Este captura de pantalla está sacada de la propia web de Hightrack. Podéis ver en la barra superior una lista de etiquetas y una serie de accesos rápidos, y en la izquierda la barra con iconos (que se pueden reordenar y personalizar) y las listas de tareas, así como las tareas en sí en la parte principal de la pantalla

1. Las listas de tareas

Éste es el meollo del asunto. Aquí puedes crear tus proyectos en forma de listas de tareas. Las listas se pueden apilar por temática o proyecto, al igual que las tareas, que se pueden incluir a modo de subtareas de una superior. Es el corazón de Hightrack, como es el corazón del GTD. Cada vez que tengas un proyecto (examen, asignatura, trabajo, tesis o tengas que escribir algún artículo científico) puedes ir subdividiéndolo en tareas menores y más fáciles de abarcar. Además, también se pueden crear tareas repetitivas o recurrentes.

Cuando creas una tarea le puedes poner un título, una breve descripción, etiquetas para clasificarlo mejor, fecha de inicio (si es una tarea que vas a programar para hacerla más adelante), asignarla a una lista y añadir una fecha límite, así como el tiempo que estimas emplear en ella y la energía necesaria. También se puede marcar como tarea destacada. Todos estos detalles son muy importantes de cara a configurar los tracks, según las ganas que tengas de trabajar o el tiempo disponible 😉

Yo ahora siempre que tengo algo que hacer, ya sea debido a un email, alguna idea que se me ha ocurrido para el blog, algún tema del que quiero escribir o mi propia rutina personal, lo pongo por escrito en Hightrack, perfectamente clasificado y ordenado en su lista correspondiente. No siempre cumplo las fechas límite, pero en cuanto miro la web o la aplicación de Hightrack siempre obtengo de un vistazo todo lo que tengo que hacer. Y esos avisos en rojo de tareas que no he hecho siempre me resultan perturbadoramente motivadores 😛

2. El calendario

Hightrack viene equipado de serie con un calendario en el que podemos añadir todos los eventos (¡que no las tareas!). En los eventos sí que se pueden poner recordatorios para recibir un aviso un determinado tiempo antes. Por la propia filosofía del GTD, las tareas no tienen recordatorio, ya que se supone que no deben ser hechas en una hora concreta.

Además de este calendario, con la versión gratuita puedes configurar otro adicional (como el Google Calendar o el de ICloud). La sincronización es en doble sentido: lo que actualices en Hightrack se verá reflejado en el otro calendario y viceversa. Todo de forma limpia y transparente 😉 ¡Genial!

3. Los tracks

Aquí reside el verdadero poder de Hightrack. Es lo que lo diferencia de muchos de sus competidores (al menos cuando yo los usaba :P). Los tracks son como asistentes personales que te van a informar de determinadas áreas. Por ejemplo, en la versión gratuita sólo tienes cuatro tracks:

  • Hoy: como su nombre indica, te muestra las tareas que vencen en ese mismo día. Ideal para organizarte el día desde por la mañana temprano.
  • Próximo: las tareas y eventos que tendrán lugar en los siguientes cinco días en un solo vistazo. Ideal para planificar la semana
  • Concentración: te permite seleccionar todas las tareas que cumplan una determinada regla: las que pertenecen a una o varias listas o etiquetas, en función del tiempo o la energía disponibles o sólo las tareas destacadas.
  • Informe: una parte muy importante del GTD es evaluar al final del día o de la semana las tareas realizadas de cara a organizar los siguientes. Con este track podemos examinar como hemos cumplido nuestros propósitos. Aparecen las tareas realizadas, las pospuestas, las no realizadas, las favoritas y las que quedan por hacer hoy y en los 4 días anteriores. Un perfecto resumen de cómo hemos ido haciendo las cosas y si hemos cumplido con el planning.

Además de la web, Hightrack tiene su propia aplicación en las principales plataformas de móviles (iOS y Android). Yo la tengo en mi MotoG y aunque la aplicación tiene un gran potencial la tienen un poco parada. Sin embargo es totalmente funcional. Pero según parece, para septiembre y octubre se reactivará el desarrollo de las apps para móviles.

ACTUALIZADO 09/12/15: al fin ha salido la versión 2.0 de la aplicación y se nota que le han dado mucho cariño en todo este tiempo. El rediseño es total y viene con un incremento brutal de la velocidad de carga y la sincronización con respecto a la versión anterior. Si no la habías probado ahora, éste es tu momento 😉

Por si fuera poco, Hightrack tiene también una sección de aprendizaje sobre productividad, donde te explican como ir aplicando el GTD a tu vida y el propio uso de Hightrack. Es muy interesante, pero tampoco os obsesionéis con eso. A veces me da la sensación de que se pierde más tiempo preparando las cosas para ahorrar tiempo que haciéndolas tradicionalmente 😛 Mi consejo es que cojas lo que te interesa y lo apliques en la medida que quieras a tu vida 😉

Con las características gratuitas seguramente sea mucho más que suficiente para ti. Pero si de verdad quieres aplicar el GTD a rajatabla o si eres un heavy user del programa, entonces te interesará la versión PREMIUM. Pagando unos 45 euros al año tendrás acceso a calendarios ilimitados, la capacidad de añadir notas a las tareas,  y al track builder, entre otras cosas. Ésta última es una herramienta que te permite diseñar tus propios tracks, lo que abre todo un mundo de posibilidades a la hora de organizarte jeje Yo tengo la versión PREMIUM y os digo que no le saco todo el potencial que podría,  ya que no aplico la metodología al 100%.

A mí me ha resultado muy útil esto del GTD y he encontrado en Hightrack la herramienta perfecta para mí. Pero, como  ya te comenté antes, hay otras plataformas con similares características. Todo es cuestión de ir probando a ver cuál es la que mejor se adapta a ti 😉

Y hasta aquí llega esta primer post de cómo trato yo de mejorar mi productividad. Mi método dista mucho de ser perfecto (y dista más aún del GTD estricto :P) pero a mí me ha valido para no volver a llegar tarde a ningún sitio, para no ir retrasando inexorablemente las tareas que tenía pendientes o para que no se me escape ningún cumpleaños 😛 (aunque en eso Facebook y G+ ayudan mucho :P). Además ahora me resulta mucho más sencillo abarcar proyectos más grandes, al haber aprendido a dividirlos en porciones más manejables 😉

Y tú, ¿usas alguna herramienta de productividad? ¿Practicas el GTD? ¿O eres un desastre como yo y vas olvidándote de cosas a lo largo de la semana? Cuéntanos en los comentarios. Y si crees que este post le puede resultar interesante a alguien… ¡no olvides compartirlo! 😉

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Sobre mí

Biólogo, lector y curioso, siempre. Viajero, escritor y fotógrafo aficionado en los ratos libres. Y mientras tanto, ayudo a jóvenes biólogos en mi blog "El Bichólogo

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  1. Buenas! Aquí Jaír, de EfectiVida.
    Muy buena información. Yo también usé durante años GTD, pero veo algunos inconvenientes en las listas de tareas. Al final, desarrollé un método propio en el que se eliminan las listas de tareas. Uno de los problemas que veo es que se requiere bastante disciplina para ejecutar la tarea clave y no ir postergándola. Según yo lo veo, el calendario puede ser una lista de tareas avanzada. Es verdad que no tiene el mismo formato, pero para conocer la próxima acción sirve.
    Por si es útil, dejo un artículo al respecto: https://efectivida.es/efectividad/dificil-relacion-disciplina-listas-tareas/
    Un saludo desde Canarias!

    1. ¡Hola Jaír!

      Sí, para cumplir el GTD se requiere mucha disciplina (que como dices, es complejo) o crear hábitos, que sirvan como automatizaciones. Al final, como comentas en tu web, no depende tanto de una aplicación o un sistema como de la persona.

      Por lo que he podido ver de tu sistema, es similar al time blocking. Es una metodología que siempre me ha llamado la atención pero que nunca he sido capaz de implementar con éxito.

      Me apunto tu web, porque siempre me gusta conocer y probar nuevas metodologías para mejorar mi flujo productivo.

      +Gracias por tu comentario y un placer conocerte, Jaír!

  2. Buenas!
    Yo hace un mes empecé a usar GTD (mezclandolo un poco con su variante ZTD) y me encanta, eso si, no he usado ninguna aplicación, todo analógico, pero si en algún momento me paso a digital no dudare en usar Hightrack

    1. ¡Hola Cenaida!

      Al final cada uno necesita las herramientas con las que se siente más cómodo. Si lo tuyo es lo analógico, perfecto. De todas maneras, yo te animaría a echarle un ojo. A mi me encanta y el es eje de toda mi estrategia GTD. Y la versión gratuito es completa y potente.

      Pero como te decía, la mejor herramienta para ti será con la que te encuentres tú más cómoda 😉

      ¡Un saludo y a darle caña a la productividad personal!

  3. Hace tiempo que utilizo GTD y aposté por Hightrack desde el principio. Pero no he conseguido aplicar GTD hasta el punto que pasé a FacileThings.
    Mi problema con Hightrack y GTD sobre todo está en los proyectos y las areas de responsabilidad. No me decido a hacerlo con carpetas o con etiquetas y tracks.
    ¿Cómo lo has organizado tu?

    1. Yo no he usado nunca FacileThings, así que no sé realmente cómo funciona. Yo para cada proyecto uso una carpeta. Las etiquetas las uso sobre todo para contextos o para agrupar tareas similares. Finalmente los tracks los uso para organizar las tareas en «grupos realizables» en una determinada situación (cuando estoy en la calle, en el ordenador, con el móvil), o tiempo (lo que tengo para el día, para la próxima semana, lo que puedo hacer cuando tengo 5 minutos libres). Creo que los tracks es de las herramientas más potentes que tiene Hightrack.

      Pero bueno, tampoco soy ningún fiera del GTD jeje De hecho, en cuanto acabe con la tesis quiero dedicarle un poco más de tiempo a montar mi sistema de productividad personal más en serio. Y lo que digo siempre: a mí Hightrack me sirve de lujo (y más con las novedades que traerán este trimestre y el año que viene), pero cada persona se adapta mejor a determinados programas. Si FacileThings se adapta mejor a ti, entonces ese es tu programa 😉 Y es que la productividad personal es, precisamente, muy personal 😉

      ¡Un saludo, Alberto! ¡Y gracias por comentar!

  4. Buen dato!
    Recientemente he adquirido un smartphone, luego de años de resistencia, y he descubierto como dijiste que de teléfono no tienen nada, y resulta que me parece super útil, jaja.
    Junto con eso he empezado a usar Trello, pero veo que esta aplicación que comentas tiene mejor organización respecto al tiempo. Me gusta diferenciar que es lo que tengo que hacer hoy, porque si no pierdo tiempo en estresarme porque tengo demasiadas cosas para hacer! 😛
    Aunque las listas en papel y los tachones tienen su encanto, obviamente no es tan versátil, jeje
    vamos a probar a ver que tal resulta, si aprendo algo

    1. Para mi el smartphone se ha convertido en una a herramienta fundamental. ¡Lo uso para todo! Yo probé Trello una temporada, Asana, Any.do, Wunderlist… Pero desde que probé Hightrack me conquistó jeje. De todas maneras, eso es algo personal. Cada persona se siente más cómoda con distintos programas. Lo importante es que encuentre el que mejor se adapta para ti. Y organizarse jeje Yo he conseguido aumentar un montón mi productividad gracias a estas cosas jeje Pero tienes razón… Aún en la época digital, lo analógico, el lápiz y el papel, siempre tendrán su encanto jeje

      Muchas gracias por compartir tu historia con todos nosotros, Lilen. ¡Un saludo!

      1. Gracias por responder!
        Sí, a mi también me ha conquistado el Hightrack, por sus posibilidades. Luego del primero shock inicial, no es difícil de aprender además.

        Tiene lo que justamente sentía que me faltaba con el Trello…no podía diferenciar prioridades de las cosas, esa diferenciación del hoy y de lo próximo es importante para los improductivos que nos ponemos ansiosos por las largas listas de tareas! Aunque algunas cosillas no funcionan tan bien en la app del smartphone, lo principal está.

        Será cuestión de incorporarlo, ¡y a organizarse se ha dicho!
        Muchas gracias por la información, Saludos.

        1. La app del smartphone está algo parada, pero creo que en los próximos meses volverán a ponerse al día con ella. Para cualquier duda, el servicio de atención al cliente es muy bueno, bien desde la web o en sus cuentas de twitter 😉

          Un saludo, ¡y me alegro de que te sirviese el post!

  5. Hola de nuevo Nacho,

    Ahora mismo estoy probando el Hightrack y no me acabo de aclarar… Estoy intentando hacer una lista de las tareas que tengo que hacer hoy pero estoy tardando demasiado y no me aclaro mucho…

    Yo sigo usando una agenda de toda la vida y para las tareas diarias prefiero hacer una lista en un papel usado que no sirva e ir tachando xD

    Gracias por el post =)

    1. ¡Hola de nuevo Èlia!

      Yo tenía la misma sensación al principio. Sentía que perdía más tiempo organizando que el que ahorraba. Pero una vez que te acostumbras y adaptas tu flujo de trabajo, la mejora es considerable. Si aprendes los atajos de teclado ahorrarás mucho tiempo (por ejemplo, para crear una tarea sólo tienes que pulsar el botón enter del teclado en la web). Te pongo el link de la guía de inicio rápido: http://hightrack.me/assets/HightrackQuickGuideES.pdf
      y también la web del centro de soporte (la atención al cliente que tienen es francamente buena): http://support.hightrack.me/customer/es_es/portal/articles

      De todas maneras, como ya comenté en el post, este es el método y la herramienta que mejor se adaptan a mí. Si a ti te funciona con la agenda de toda la vida, sigue con ella 😉 Pero para mi la comodidad de poder verlo en cualquier ordenador y llevarlo todo en el smartphone no tiene precio 😛

      También hay otras programas similares de los que hablo en el post, por si quieres probarlos también. Y si te interesa la productividad personal, te aconsejaría echar un vistazo al libro sobre GTD del que te hablo. Y hay miles de páginas dedicadas al tema. ¡Es todo un mundo aparte!

      ¡Un saludo!

  6. He echado de menos dos apps/softwares: Todoist, que creo que está muy mano a mano con Wunderlist, ha mejorado en el último año muchísimo. Y Omnifocus, que quizá es para usuarios que hacen gestión más avanzada.
    Buen post! Saludos!

    1. Muchas gracias, Jose. He escuchado hablar de ambas, pero no las he probado personalmente, por eso no las puse en la lista. Pero actualizaré el post y las añadiré 😉 Un saludo y gracias por la aportación!

  7. ¡Fantástico post Nacho! De lo más interesante y productivo tu uso de Hightrack. ¿Te apetecería pasarte un día por la oficina a conocer al equipo, conocer en qué estamos trabajando y compartir tu experiencia? 😉

    1. ¡Muchas gracias Enrique! Para mí sería todo un placer y todo un honor. Ya sabes que os llevo siguiendo desde hace un montón de tiempo, así que sería genial conoceros en persona. Ya me dirás cuándo y cómo 😉

            1. ¡Muy buenas Luis!

              Pues sí, tuve la posibilidad de visitar el «cuartel general» de Hightrack y de conocer no sólo a Quique, sino a parte del gran equipo humano que se encuentra detrás de esta aplicación. Además me dieron un pequeño adelante de algunas de las novedades que están sacando y de algunas más que vendrán. Fue una visita de lo más interesante, tengo que reconocerlo jeje

              ¡Gracias por pasarte y comentar!

  8. Llevo toda la vida intentando ser capaz de utilizar algo así pero soy un maldito desastre cuyo disco duro parece un vertedero de archivos duplicados y triplicados y con 20 .txt’s a modo de listas de tareas que nunca se llevan a cabo…. me lo apunto (y es mas que probable que te lo acabe agradeciendo eternamente xD)

    1. Yo era igual. Bueno, y en el fondo lo sigo siendo 😛 Pero al menos he puesto un mínimo orden en ese caos. Y con un poco de disciplina (que es lo que más me cuesta :P) se hacen grandes avances en poco tiempo (sobre todo en mi caso, que la entropía de mis carpetas se disparaba :P). Espero que te resulte útil, Lemmus!

      1. va…. somos unos mierdas (o al menos yo) con un programa como este que comentas y un git triplicaríamos la productividad….. peor hay que ponerse….
        Después de la aclimatación todo va mucho mas rápido, yo simplemente usando los .txt de procesos ya avance mucho, ahora cuando pruebe Hightrack si me va, seguro que soy capaz de ganar unos minutitos libres cada día, que acumulados al final son días libres extras del curro xD!!!

  9. Muy interesante! No conocía esa empresa, intentaré probar el programa. Aunque yo también opino que se le da tanto bombo al «cómo ser productivo» que te pasas más tiempo optimizando estas cosas que trabajando realmente…
    Y lo digo por experiencia! Yo sigo el «Secret Weapon Manifesto» con Evernote (http://www.thesecretweapon.org/the-secret-weapon-manifesto/manifesto-part-1-the-issue)
    y al final siempre acabo usando la categoría de «now»… jejeje
    Bueno, vuelvo al curro… 😛

    1. De Evernote ya hablaré más adelante, aunque yo lo uso como material de soporte. En él archivo y almaceno, y con Hightrack clasifico y disgrego las tareas en en pequeñas porciones fácilmente atacables 😛 Al final es cuestión de que cada uno simplemente encuentre el método y las herramientas que mejor se adapten a él 😉

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